Estelio chroni Pani/Pana dane na trzech poziomach — danych konta, danych pracowników wprowadzanych przez salon i danych klientek salonu. Stosujemy szyfrowanie, izolację danych między salonami, kopie zapasowe oraz pełną zgodność z RODO. Nie sprzedajemy danych nikomu.
Ta Polityka opisuje, jak Estelio przetwarza dane osobowe — Pani/Pana dane jako Klienta, dane osób korzystających ze strony oraz dane wprowadzane przez salony do systemu.
Polityka obejmuje:
System Estelio dostępny jest pod adresem www.estelio.com.pl.
Administratorem Pani/Pana danych jest:
Fotolinea Mariusz Wacławiak
ul. Zefira 27/3, 80-180 Kowale
NIP: 4660275573
e-mail: kontakt@estelio.com.pl
W tym dokumencie nazywamy się również Estelio, Usługodawcą lub Administratorem.
Nie wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych proszę kierować pytania na adres e-mail powyżej.
To jeden z najważniejszych punktów tej Polityki. W Estelio występują trzy różne kategorie danych, a od tego, której dotyczy sprawa, zależy kto jest administratorem.
To dane właściciela salonu lub firmy, która korzysta z systemu — imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, e-mail, telefon, dane do faktury, dane logowania.
Tutaj administratorem jest Estelio.
To dane osób, które salon dodaje do systemu jako swoich Użytkowników — recepcji, kosmetologów, managerów. Mogą obejmować imię, rolę, login, PIN, uprawnienia, zadania, wyniki sprzedażowe, premie i rejestr zdarzeń.
Administratorem tych danych jest salon. Estelio działa wyłącznie jako podmiot przetwarzający.
To dane osób, które korzystają z usług salonu — imię, nazwisko, telefon, data urodzenia, historia zabiegów, zgody, dokumentacja, konsultacje, przeciwwskazania.
Administratorem tych danych jest salon. Estelio działa jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO.
Salon odpowiada za legalność pozyskania danych klientek, za spełnienie obowiązku informacyjnego oraz za obsługę żądań RODO od swoich klientek. Estelio jest narzędziem, które te dane przechowuje i obsługuje na polecenie salonu.
Zasady tego współpracowania reguluje Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA), zawierana automatycznie z każdym salonem przy akceptacji Regulaminu.
Jako Administrator (czyli w obszarze danych konta Klienta i osób kontaktujących się z nami) przetwarzamy następujące dane:
Estelio nie przechowuje pełnych numerów kart płatniczych. Dane kart obsługuje wyłącznie operator płatności Stripe.
Salon korzystający z Estelio może wprowadzać do systemu różne dane związane z prowadzeniem działalności beauty. W szczególności:
Te dane przetwarzamy wyłącznie na polecenie salonu i w zakresie potrzebnym do działania systemu.
Przetwarzamy dane, żeby założyć Pani/Panu konto, dać dostęp do systemu, obsługiwać subskrypcję i kontakt techniczny.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
Wystawiamy faktury, prowadzimy dokumentację księgową i podatkową — to wymóg prawa.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).
Przetwarzamy dane techniczne i logi, żeby wykrywać błędy, zapobiegać nadużyciom i chronić dane wszystkich naszych Klientów.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes).
Gdy pisze Pani/Pan do nas z pytaniem lub problemem, musimy przetworzyć Pani/Pana dane, żeby odpowiedzieć.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO — w zależności od charakteru sprawy.
W razie sporu lub roszczenia musimy mieć możliwość ustalenia faktów i obrony.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Czasami chcemy poinformować Panią/Pana o nowych funkcjach Estelio, promocjach lub zmianach w systemie.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a lub f RODO.
Każdy rodzaj danych ma własny okres przechowywania:
| Rodzaj danych | Okres przechowywania |
|---|---|
| Dane konta Klienta | Czas trwania umowy + do 3 lat po jej zakończeniu (obrona przed roszczeniami) |
| Dane fakturowe | 5 lat od końca roku podatkowego (wymóg ustawy) |
| Dane zgłoszeń i korespondencji | Do 3 lat po zakończeniu sprawy |
| Logi techniczne i bezpieczeństwa | Do 12 miesięcy |
| Dane wprowadzone przez salon do systemu | Czas trwania subskrypcji + 30 dni na eksport |
| Kopie zapasowe | Maksymalnie 90 dni od ostatniej kopii |
Po upływie tych okresów dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania.
Aby świadczyć Estelio, korzystamy z usług kilku wyspecjalizowanych dostawców (tzw. podprocesorów). Każdy z nich pomaga nam w konkretnym zakresie:
| Podmiot | Cel | Zakres danych | Lokalizacja |
|---|---|---|---|
| Hostinger | hosting serwera, bazy danych, kopie zapasowe | dane przechowywane w systemie | UE (Polska/Litwa) |
| Stripe | obsługa płatności subskrypcyjnych | dane płatnika, e-mail, identyfikatory płatności, dane karty po stronie Stripe | Irlandia / USA |
| Fakturownia.pl | wystawianie faktur | dane do faktury Klienta, NIP, e-mail | Polska |
| SMTP Hostinger | wysyłka wiadomości e-mail | adres e-mail odbiorcy, treść wiadomości | UE |
Aktualna lista podprocesorów jest zawsze dostępna na żądanie pod adresem kontakt@estelio.com.pl.
Pani/Pana dane nie są sprzedawane żadnym podmiotom trzecim.
Staramy się, żeby wszystkie dane były przechowywane i przetwarzane na terenie Unii Europejskiej.
Niektórzy dostawcy (w szczególności Stripe) mogą przetwarzać dane także poza UE. W takiej sytuacji przekazanie odbywa się zawsze na podstawie mechanizmów przewidzianych przez RODO:
Stosujemy zarówno środki techniczne, jak i organizacyjne. W szczególności:
tenant_id, a zapytania do bazy są filtrowane po nim,Pani/Pana dane są technicznie odseparowane od danych innych salonów. Nawet w przypadku awarii lub błędu po naszej stronie, ryzyko, że ktokolwiek zobaczy nie swoje dane, jest minimalizowane na poziomie architektury systemu.
Po Pani/Pana stronie warto:
Strona oraz aplikacja Estelio używają plików cookies oraz podobnych technologii (localStorage, sessionStorage), żeby działać prawidłowo.
Wykorzystywane są:
Szczegóły znajdują się w Polityce cookies.
Jako osoba, której dane przetwarzamy, ma Pani/Pan prawo do:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
Wystarczy napisać na adres kontakt@estelio.com.pl.
Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. W szczególnie złożonych przypadkach termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące — wtedy poinformujemy Panią/Pana o przedłużeniu w pierwszym miesiącu.
W celu weryfikacji tożsamości osoby zgłaszającej żądanie możemy poprosić o dodatkowe informacje pozwalające jednoznacznie Panią/Pana zidentyfikować.
Jeżeli zgłoszenie dotyczy Pani danych jako klientki konkretnego salonu, administratorem Pani danych jest salon, nie Estelio. W takim przypadku przekażemy zgłoszenie do salonu albo poinformujemy Panią, jak skontaktować się z nim bezpośrednio.
Estelio nie wymaga od salonu wprowadzania danych szczególnych kategorii (zdrowie, przeciwwskazania). W praktyce salon beauty może jednak wpisać do systemu informacje dotyczące przeciwwskazań, konsultacji, zabiegów lub stanu skóry.
Za ocenę, czy takie dane mają charakter danych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO, oraz za posiadanie podstawy prawnej ich przetwarzania odpowiada salon jako administrator.
Estelio nie jest przeznaczone do samodzielnego korzystania przez dzieci. Jeżeli salon wprowadza do systemu dane osoby małoletniej, odpowiada za posiadanie odpowiedniej podstawy prawnej i spełnienie obowiązków informacyjnych wobec dziecka lub jego przedstawiciela ustawowego.
Estelio może prezentować raporty, rankingi i analizy — sprzedażowe, retencyjne, konsultacyjne, pracownicze, magazynowe.
Estelio nie podejmuje wobec Klientów decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających w sposób wyłącznie zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO.
Salon powinien jednak samodzielnie ocenić, czy sposób wykorzystywania raportów, rankingów i targetów wymaga dodatkowych obowiązków informacyjnych wobec pracowników.
Jeżeli stwierdzimy naruszenie ochrony danych, w którym Estelio jest administratorem, zgłaszamy je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia (zgodnie z art. 33 RODO) — chyba że jest mało prawdopodobne, by skutkowało ryzykiem dla praw lub wolności osób fizycznych.
Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko, informujemy o tym także bezpośrednio osoby, których dane dotyczą (art. 34 RODO).
W przypadku naruszenia danych powierzonych przez salon (gdzie my jesteśmy podmiotem przetwarzającym) informujemy salon bez zbędnej zwłoki, zgodnie z art. 33 ust. 2 RODO oraz Umową powierzenia (DPA).
Szczegółowy opis tego, jak reagujemy na incydenty, znajduje się w Procedurze obsługi wniosków RODO i incydentów.
Tę Politykę możemy zmieniać w przypadku:
O istotnych zmianach informujemy Państwa drogą e-mailową lub komunikatem w systemie, z odpowiednim wyprzedzeniem przed wejściem zmian w życie.
Poprzednie wersje Polityki dostępne są w archiwum na stronie Dokumentacja.
W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pod adresem:
Fotolinea Mariusz Wacławiak
ul. Zefira 27/3, 80-180 Kowale
e-mail: kontakt@estelio.com.pl
Najszybszą formą kontaktu jest e-mail — sprawy zgłoszone tą drogą rozpatrujemy najczęściej w ciągu 3 dni roboczych.